Modelos de Comunicação AT

Versão 4.1, Maio 2026. Modelos prontos para uso e referência dos e-mails previstos para automação futura.

Sobre estes modelos

Comunicação é parte central do trabalho na Assistência Técnica. Cliente precisa saber o status do equipamento, empresa parceira precisa de instrução clara e gestão precisa de aviso.

Este documento tem duas partes:

Parte 1: os 7 e-mails previstos para automação. Hoje os e-mails relacionados às mudanças de fase são enviados manualmente pela equipe AT. A automação está prevista para uma próxima versão do sistema. Esta parte apresenta o conteúdo planejado de cada e-mail, para referência ao redigir manualmente até a automação entrar em produção.

Parte 2: modelos prontos para copiar e colar. Mensagens de WhatsApp e e-mail úteis no dia a dia. Copiar, ajustar nome e data, enviar. Útil para confirmar agendamento, cobrar relatório atrasado e encerrar atendimento.

Parte 1. Os 7 e-mails previstos para automação (em planejamento)

⚠️ Em planejamento. O envio destes e-mails é manual nesta versão. A automação está prevista para uma próxima entrega. Até lá, use os conteúdos abaixo como base ao redigir os e-mails ao mover o atendimento entre fases.

O primeiro e-mail (Solicitação de Instalação) é o mais importante. Avisa a empresa parceira que tem serviço e instrui sobre o envio do relatório.

Cada coluna do quadro de Instalação corresponde a uma comunicação prevista quando o atendimento é movido para ela:

💡 Dica: enquanto a automação não está disponível, alinhar com a gestão um padrão único de texto para cada e-mail evita variações entre atendimentos.

Parte 2. Modelos para copiar e colar

Estas mensagens não são enviadas pelo sistema. Para usá-las, copie o texto, ajuste os campos entre colchetes e envie.

Confirmar agendamento com o cliente (WhatsApp)

Quando usar: após a empresa parceira confirmar a data da visita, comunicar ao cliente.

Olá, [nome do contato]. Aqui é [seu nome], da Assistência Técnica Mendel Medical.

A instalação do seu [equipamento] está agendada para [data], no período da [manhã/tarde].

A equipe técnica é da empresa [nome da empresa parceira]. Contato: [telefone].

Qualquer necessidade, estou à disposição. Até lá.

Cobrar relatório (RAS) atrasado da empresa parceira (WhatsApp)

Quando usar: a instalação já ocorreu, mas a empresa ainda não preencheu o relatório.

Olá, [contato da empresa]. Aqui é [seu nome], da Mendel Medical.

A instalação da OS [número] no [cliente] foi concluída, mas ainda não recebemos o relatório (RAS) preenchido.

Por favor, acessar o link enviado por e-mail e preencher. Sem o relatório não é possível liberar o pagamento.

Caso não encontre o e-mail, posso reenviar. Agradeço.

Solicitar ajuste em relatório incompleto (WhatsApp ou e-mail)

Quando usar: o RAS foi conferido pelo checklist e há item pendente.

Olá, [contato da empresa]. Aqui é [seu nome], da Mendel Medical.

Recebi o relatório da OS [número], mas é necessário um ajuste antes de seguir:

- [item pendente, por exemplo: foto do ponto de fixação, com luz, de perto]
- [outro item, se houver]

Por favor, enviar o ajuste por este mesmo canal (WhatsApp ou e-mail). Vou registrar a complementação na OS.

Qualquer dúvida, à disposição. Agradeço.

Avisar o cliente que o atendimento foi concluído (WhatsApp)

Quando usar: o atendimento chegou na fase Encerrado.

Olá, [nome do contato]. Aqui é [seu nome], da Assistência Técnica Mendel Medical.

A instalação do seu [equipamento] foi concluída e o equipamento está liberado para uso.

Para qualquer necessidade de suporte, manutenção ou dúvida sobre o equipamento, basta entrar em contato por aqui.

Agradeço a confiança.

Confirmar recebimento de uma reclamação (WhatsApp ou e-mail)

Quando usar: o cliente registrou uma reclamação e é necessário um retorno rápido.

Olá, [nome do contato]. Aqui é [seu nome], da Mendel Medical.

Recebemos sua reclamação sobre [assunto]. Ela está registrada no sistema com o número [número da reclamação].

A análise está em andamento e o retorno será dado em até [prazo combinado].

Agradeço o aviso.

Solicitar informação que faltou no pedido (e-mail para o Comercial)

Quando usar: chegou um pedido de instalação, mas faltam dados para abrir a OS.

Assunto: Pedido [número], informação pendente para abertura da OS de instalação

Olá,

Recebi o pedido [número] para instalação, mas é necessário complementar alguns dados antes de seguir:

- [exemplo: número de série do equipamento]
- [exemplo: contato do responsável no cliente]

Assim que recebê-los, abro a OS e dou andamento.

Agradeço.
[seu nome], Assistência Técnica.

Escalar um caso para a gestão (mensagem interna)

Quando usar: apareceu um caso especial (recolhimento sanitário, reclamação grave, risco biológico).

[nome da gestão], preciso de orientação num caso:

OS: [número]
Cliente: [cliente]
Situação: [descreva em 2 a 3 linhas o que está acontecendo]

Prefiro alinhar antes de seguir porque [motivo, por exemplo: envolve órgão sanitário ou cliente muito insatisfeito].

Quando possível, podemos alinhar.

Boas práticas de comunicação

• Identificação clara. Sempre incluir nome e "da Assistência Técnica Mendel Medical".
• Uma mensagem, um assunto. Não misturar cobrança de relatório com agendamento na mesma mensagem.
• Em caso de erro nosso, assumir antes de explicar. "Pedimos desculpa pelo atraso" antes do motivo.
• Confirmar o combinado. Ao marcar data ou prazo, repetir no final da mensagem.
• Tom profissional. Nem excessivamente formal, nem excessivamente íntimo. O destinatário hospitalar é institucional.

Dúvidas: procurar a gestão da Assistência Técnica. Mendel Medical, Modelos de Comunicação AT, v4.1, Maio 2026.