Modelos de Comunicação AT
Versão 4.1, Maio 2026. E-mails automáticos do sistema e modelos prontos para uso.
Sobre estes modelos
Comunicação é parte central do trabalho na Assistência Técnica. Cliente precisa saber o status do equipamento, empresa parceira precisa de instrução clara e gestão precisa de aviso.
Este documento tem duas partes:
Parte 1: os 7 e-mails que o sistema envia automaticamente. Não precisam ser escritos. São disparados quando o atendimento muda de fase. Esta parte mostra o conteúdo de cada um, para conhecimento do que o cliente recebe.
Parte 2: modelos prontos para copiar e colar. Mensagens de WhatsApp e e-mail que o sistema não envia automaticamente. Copiar, ajustar nome e data, enviar. Útil para confirmar agendamento, cobrar relatório atrasado e encerrar atendimento.
Parte 1. Os 7 e-mails automáticos
Cada e-mail é disparado quando o atendimento é movido para uma fase específica.
| Fase para a qual move | E-mail enviado | Destinatário |
|---|---|---|
| Triagem Técnica | Solicitação de Instalação (com link do relatório). | Empresa que vai instalar. |
| AT Alocada | Apresentação da equipe técnica. | Cliente. |
| Aguarda Entrega | Aviso de que o equipamento foi embarcado. | Cliente e empresa parceira. |
| Aguarda Entrega | Envio da OS completa. | Empresa parceira. |
| Em Instalação | Aviso de que o equipamento foi entregue. | Cliente. |
| Processo Financeiro | Pedido de pagamento da empresa parceira. | Setor de Compras. |
| Encerrado | Autorização para emitir nota fiscal. | Setor Financeiro. |
O primeiro e-mail (Solicitação de Instalação) é o mais importante. Avisa a empresa parceira que tem serviço e inclui o link para preenchimento do relatório.
Cada coluna do quadro de Instalação dispara um e-mail quando o atendimento é movido para ela:
💡 Dica: os textos desses e-mails são padronizados e não são editáveis pelo sistema. Solicitações de mudança devem ser direcionadas à gestão.
Parte 2. Modelos para copiar e colar
Estas mensagens não são enviadas pelo sistema. Para usá-las, copie o texto, ajuste os campos entre colchetes e envie.
Confirmar agendamento com o cliente (WhatsApp)
Quando usar: após a empresa parceira confirmar a data da visita, comunicar ao cliente.
Olá, [nome do contato]. Aqui é [seu nome], da Assistência Técnica Mendel Medical.
A instalação do seu [equipamento] está agendada para [data], no período da [manhã/tarde].
A equipe técnica é da empresa [nome da empresa parceira]. Contato: [telefone].
Qualquer necessidade, estou à disposição. Até lá.
Cobrar relatório (RAS) atrasado da empresa parceira (WhatsApp)
Quando usar: a instalação já ocorreu, mas a empresa ainda não preencheu o relatório.
Olá, [contato da empresa]. Aqui é [seu nome], da Mendel Medical.
A instalação da OS [número] no [cliente] foi concluída, mas ainda não recebemos o relatório (RAS) preenchido.
Por favor, acessar o link enviado por e-mail e preencher. Sem o relatório não é possível liberar o pagamento.
Caso não encontre o e-mail, posso reenviar. Agradeço.Solicitar ajuste em relatório incompleto (WhatsApp ou e-mail)
Quando usar: o RAS foi conferido pelo checklist e há item pendente.
Olá, [contato da empresa]. Aqui é [seu nome], da Mendel Medical.
Recebi o relatório da OS [número], mas é necessário um ajuste antes de seguir:
- [item pendente, por exemplo: foto do ponto de fixação, com luz, de perto]
- [outro item, se houver]
Basta abrir o mesmo link novamente e completar. O sistema atualiza ao enviar.
Qualquer dúvida, à disposição. Agradeço.Avisar o cliente que o atendimento foi concluído (WhatsApp)
Quando usar: o atendimento chegou na fase Encerrado.
Olá, [nome do contato]. Aqui é [seu nome], da Assistência Técnica Mendel Medical.
A instalação do seu [equipamento] foi concluída e o equipamento está liberado para uso.
Para qualquer necessidade de suporte, manutenção ou dúvida sobre o equipamento, basta entrar em contato por aqui.
Agradeço a confiança.Confirmar recebimento de uma reclamação (WhatsApp ou e-mail)
Quando usar: o cliente registrou uma reclamação e é necessário um retorno rápido.
Olá, [nome do contato]. Aqui é [seu nome], da Mendel Medical.
Recebemos sua reclamação sobre [assunto]. Ela está registrada no sistema com o número [número da reclamação].
A análise está em andamento e o retorno será dado em até [prazo combinado].
Agradeço o aviso.Solicitar informação que faltou no pedido (e-mail para o Comercial)
Quando usar: chegou um pedido de instalação, mas faltam dados para abrir a OS.
Assunto: Pedido [número], informação pendente para abertura da OS de instalação
Olá,
Recebi o pedido [número] para instalação, mas é necessário complementar alguns dados antes de seguir:
- [exemplo: número de série do equipamento]
- [exemplo: contato do responsável no cliente]
Assim que recebê-los, abro a OS e dou andamento.
Agradeço.
[seu nome], Assistência Técnica.Escalar um caso para a gestão (mensagem interna)
Quando usar: apareceu um caso especial (recolhimento sanitário, reclamação grave, risco biológico).
[nome da gestão], preciso de orientação num caso:
OS: [número]
Cliente: [cliente]
Situação: [descreva em 2 a 3 linhas o que está acontecendo]
Prefiro alinhar antes de seguir porque [motivo, por exemplo: envolve órgão sanitário ou cliente muito insatisfeito].
Quando possível, podemos alinhar.Boas práticas de comunicação
- Identificação clara. Sempre incluir nome e "da Assistência Técnica Mendel Medical".
- Uma mensagem, um assunto. Não misturar cobrança de relatório com agendamento na mesma mensagem.
- Em caso de erro nosso, assumir antes de explicar. "Pedimos desculpa pelo atraso" antes do motivo.
- Confirmar o combinado. Ao marcar data ou prazo, repetir no final da mensagem.
- Tom profissional. Nem excessivamente formal, nem excessivamente íntimo. O destinatário hospitalar é institucional.
Dúvidas: procurar a gestão da Assistência Técnica. Mendel Medical, Modelos de Comunicação AT, v4.1, Maio 2026.