Modelos de mensagem — o que o sistema manda e o que você manda

Versão 4.0 — Maio 2026. Os e-mails que saem sozinhos + modelos prontos pra você copiar e colar.

Sobre estes modelos

Comunicação na Assistência Técnica é metade do trabalho. Cliente quer saber onde está o equipamento dele, empresa parceira precisa de instrução clara, gestão precisa de aviso.

Este documento tem duas partes:

Parte 1 — os 7 e-mails que o sistema manda sozinho. Você não escreve esses. Eles saem automaticamente quando você muda um atendimento de fase. Aqui você vê o que cada um diz, pra saber o que o cliente está recebendo.

Parte 2 — modelos pra você usar. São mensagens de WhatsApp e e-mail que o sistema NÃO manda automaticamente. Você copia, ajusta o nome e a data, e envia. Pra confirmar agendamento, cobrar relatório atrasado, fechar atendimento.

Parte 1 — Os 7 e-mails automáticos

Cada e-mail sai sozinho quando você move o atendimento pra uma fase específica. Você não precisa fazer nada — só saber que está acontecendo.

|-------------------------|--------------------|----------| | Triagem Técnica | Solicitação de Instalação (com link do relatório) | Empresa que vai instalar | | AT Alocada | Apresentação da equipe técnica | Cliente | | Aguarda Entrega | Aviso de que o equipamento foi embarcado | Cliente + empresa parceira | | Aguarda Entrega | Envio da OS completa | Empresa parceira | | Em Instalação | Aviso de que o equipamento foi entregue | Cliente | | Processo Financeiro | Pedido de pagamento da empresa parceira | Setor de Compras | | Encerrado | Autorização pra emitir nota fiscal | Setor Financeiro |

O primeiro e-mail (Solicitação de Instalação) é o mais importante. É ele que avisa a empresa parceira que tem serviço, e já vai com o link pra ela preencher o relatório depois.

Cada coluna do quadro de Instalação dispara um e-mail quando você move o atendimento pra ela:

💡 Dica: Quer mudar o texto de algum desses e-mails automáticos? Não dá pra editar pelo sistema — fale com a gestão. Os textos são padronizados de propósito.

Parte 2 — Modelos pra você copiar e colar

Estas mensagens o sistema não manda. São suas. Copia, troca os campos entre colchetes, envia.

Confirmar agendamento com o cliente (WhatsApp)

Quando usar: depois que a empresa parceira confirmou a data da visita, você avisa o cliente.

Olá, [nome do contato]! Aqui é [seu nome], da Assistência Técnica Salk Medical.

A instalação do seu [equipamento] está agendada para [data], no período da [manhã/tarde].

A equipe técnica que vai até você é da empresa [nome da empresa parceira]. O contato deles é [telefone].

Qualquer coisa, estou à disposição. Até lá!

Cobrar relatório (RAS) atrasado da empresa parceira (WhatsApp)

Quando usar: a instalação já aconteceu mas a empresa ainda não preencheu o relatório.

Olá, [contato da empresa]! Aqui é [seu nome], da Salk Medical.

A instalação da OS [número] no [cliente] foi concluída, mas ainda não recebemos o relatório (RAS) preenchido.

Pode acessar o link que enviamos por e-mail e preencher? Sem o relatório a gente não consegue liberar o pagamento.

Se não achar o e-mail, me avisa que reenvio. Agradeço!

Pedir que a empresa ajuste um relatório incompleto (WhatsApp ou e-mail)

Quando usar: você conferiu o RAS pelo checklist e faltou alguma coisa.

Olá, [contato da empresa]! Aqui é [seu nome], da Salk Medical.

Recebi o relatório da OS [número], mas preciso de um ajuste antes de seguir:

- [o que falta — exemplo: foto do ponto de fixação, com luz, de perto]
- [outro item, se houver]

É só abrir o mesmo link de novo e completar. O sistema atualiza sozinho quando você enviar.

Qualquer dúvida, me chama. Agradeço!

Avisar o cliente que o atendimento foi concluído (WhatsApp)

Quando usar: o atendimento chegou na fase Encerrado.

Olá, [nome do contato]! Aqui é [seu nome], da Assistência Técnica Salk Medical.

A instalação do seu [equipamento] foi concluída e o equipamento está liberado para uso.

Qualquer necessidade de suporte, manutenção ou dúvida sobre o equipamento, é só chamar a gente por aqui.

Agradeço a confiança!

Confirmar recebimento de uma reclamação (WhatsApp ou e-mail)

Quando usar: o cliente registrou uma reclamação e você quer dar um retorno rápido.

Olá, [nome do contato]! Aqui é [seu nome], da Salk Medical.

Recebemos sua reclamação sobre [assunto]. Já registramos no nosso sistema com o número [número da reclamação].

Vou analisar e te dou um retorno em até [prazo combinado]. Pode contar comigo pra resolver isso.

Agradeço o aviso — é assim que a gente melhora.

Pedir informação que faltou no pedido (e-mail pro Comercial)

Quando usar: chegou um pedido de instalação mas faltam dados pra você abrir a OS.

Assunto: Pedido [número] — falta informação pra abrir a OS de instalação

Oi, pessoal!

Recebi o pedido [número] pra instalação, mas preciso de mais alguns dados antes de seguir:

- [exemplo: número de série do equipamento]
- [exemplo: contato do responsável no cliente]

Assim que vocês me passarem, eu já abro a OS e dou andamento.

Agradeço!
[seu nome] — Assistência Técnica

Escalar um caso pra gestão (mensagem interna)

Quando usar: apareceu um caso especial — recolhimento sanitário, reclamação grave, risco biológico.

[nome da gestão], preciso de orientação num caso:

OS: [número]
Cliente: [cliente]
Situação: [descreva em 2-3 linhas o que está acontecendo]

Prefiro alinhar com você antes de seguir porque [motivo — exemplo: envolve órgão sanitário / cliente muito insatisfeito].

Quando puder, me chama pra alinharmos.

Boas práticas de comunicação

• Sempre se identifique. Nome + "da Assistência Técnica Salk Medical". O cliente precisa saber com quem fala.
• Uma mensagem, um assunto. Não misture cobrança de relatório com agendamento na mesma mensagem.
• Se houve erro nosso, assuma primeiro. "Pedimos desculpa pelo atraso" antes de explicar o motivo.
• Confirme o combinado. Quando marcar data ou prazo, repita no final da mensagem pra não dar confusão.
• Tom profissional e gentil. Nem formal demais, nem íntimo demais. O cliente é hospital — sério, mas humano.

Dúvida? Fale com a gestão da Assistência Técnica. Salk Medical — Modelos de Comunicação AT — v4.0 — Maio 2026