Salk Medical
Roteiro de Treinamento
Capacitação da Equipe AT
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Roteiro de Treinamento — Assistência Técnica no Bitrix24

Empresa: Salk Medical / Mendel Medical Instrutor(a): Gestão AT Participantes: Executoras de AT Duração total: 2 sessões (1.5h + 1h) em dias diferentes Data de criação: Abril 2026 — atualizado 2026-04-09 com pipeline Vendas AT (Peças) Material de apoio: Manual do Usuário AT, Guia Rápido (desk card)


PREPARAÇÃO DO TREINAMENTO

O que a gestão precisa fazer ANTES do dia do treinamento

Ambiente físico:

No Bitrix24 (1 dia antes):

Documentos para ter na mão:

Dica importante: Faça a Sessão 1 (gestão sozinha) pelo menos 1 dia antes da Sessão 2 com as executoras. Assim você domina o sistema e se sente seguro(a) para conduzir.


SESSÃO 1 — VISÃO COMPLETA (para gestão, 1.5h)

Objetivo: A gestão domina o sistema inteiro antes de treinar a equipe.

Formato: Gestão na frente do computador, acompanhando este roteiro passo a passo.

Se precisar de ajuda: Chamar o administrador do sistema para apoio.


Bloco 1 (20min): Navegação e conceitos

O que aprender aqui: Onde fica cada coisa, como se movimentar no sistema, e entender a lógica dos 4 pipelines de OS + o pipeline comercial Vendas AT.

Passo a passo:

  1. Acessar o Bitrix24 pelo navegador (URL da empresa)
  2. No menu lateral, localizar CRM > Smart Processes > Assistência Técnica
  3. Você verá o kanban do pipeline que estiver selecionado
  4. No topo, alternar entre os 4 pipelines de OS:
  1. Para o pipeline Vendas AT (Peças), o caminho é diferente:
  1. Alternar entre as visões:

Exercício — gestão navega:

Conceitos para fixar:


Bloco 2 (30min): Ciclo completo de uma OS de Instalação

O que aprender aqui: Como funciona a OS mais comum (~70% do volume) do início ao fim, passando por todos os 8 estágios.

Cenário: Use o Cenário 1 da seção de cenários prontos deste roteiro.

Passo a passo — criar e percorrer todos os 8 estágios:

ESTÁGIO 1 — ABERTURA OS

  1. No pipeline Instalacao, clicar em "+ Novo" (ou botão equivalente)
  2. Preencher os campos obrigatórios:
  1. Salvar a OS
  2. Observe: O número da OS foi gerado automaticamente (AT-XXXX)
  3. Na timeline, registrar: "OS aberta conforme pedido do comercial Carlos (e-mail de 01/04)"

ESTÁGIO 2 — TRIAGEM TÉCNICA

  1. Arrastar o cartão para "Triagem Técnica"
  2. Observe: Se esqueceu algum campo obrigatório da Abertura, o sistema bloqueia a movimentação e avisa exatamente o que falta. Basta preencher e tentar de novo.
  3. Preencher:
  1. Observe: O sistema pode sugerir AT Autorizada por região automaticamente

ESTÁGIO 3 — AGUARDANDO ACEITE AT AUTORIZADA

  1. Arrastar para "Aguard. Aceite AT Autoriz."
  2. Observe: O sistema envia e-mail automático para a autorizada
  3. Na timeline, registrar: "Aguardando aceite da TecMed. Contato: João (41) 99999-0001"

ESTÁGIO 4 — EMBARQUE / ENTREGA

  1. Arrastar para "Embarque/Entrega"
  2. Preencher:
  1. Observe: O sistema envia comunicado de embarque ao cliente

ESTÁGIO 5 — EM INSTALAÇÃO

  1. Arrastar para "Em Instalação"
  2. Preencher:
  1. Na timeline: "Autorizada confirmou início para dia XX/XX"
  2. Observe: O SLA começa a contar aqui

ESTÁGIO 6 — RAS RECEBIDO

  1. Arrastar para "RAS Recebido"
  2. Preencher:
  1. Ponto importante: Confira se o RAS está completo. Se faltar foto ou assinatura, NÃO avance. Cobre a autorizada.

ESTÁGIO 7 — PROCESSO FINANCEIRO

  1. Arrastar para "Processo Financeiro"
  2. Preencher:
  1. Na timeline: "SC gerada no Protheus. Aguardando PC."

ESTÁGIO 8 — ENCERRADO

  1. Arrastar para "Encerrado"
  2. Preencher campos de fechamento:
  1. Observe: O sistema dispara pesquisa NPS automática para o cliente

Tempo de cada estágio no mundo real (para referência):

Estágio Tempo esperado
Abertura < 4 horas úteis
Triagem < 2 dias úteis
Aceite AT < 3 dias úteis
Embarque Variável
Em Instalação 7-21 dias (depende do equipamento)
RAS Recebido < 3 dias úteis
Financeiro < 15 dias úteis
Encerrado Final

Bloco 3 (20min): Manutenção — diferenças

O que aprender aqui: O pipeline de Manutenção é parecido com Instalação, mas tem 3 diferenças fundamentais: decisão de garantia, fluxo de orçamento, e campos de diagnóstico.

Exercício — criar OS de manutenção fora de garantia:

Usar o Cenário 3 da seção de cenários prontos.

Passo a passo:

  1. Trocar para o pipeline Manutencao
  2. Criar nova OS:
  1. Mover para Triagem Técnica e preencher:
  1. Aqui é a diferença! Como é fora de garantia, precisa gerar orçamento ANTES de prosseguir:
  1. Simular cenário "Cliente aprovou":
  1. Continuar até "Em Execução" (não precisa ir até o final, o conceito é o mesmo)

Pontos para fixar:


Bloco 4 (10min): Vistoria e Help Desk

Vistoria Técnica (4 estágios):

  1. Trocar para pipeline Vistoria
  2. Observar: só tem 4 estágios — Abertura, Em Vistoria, Laudo Emitido, Encerrado
  3. Quando usar: Precisa inspecionar um equipamento (ex: antes de uma licitação, após dano, verificação de rotina)
  4. Diferença principal: O entregável é um laudo técnico, não um RAS. Não tem processo financeiro.
  5. Dica: Se a vistoria descobrir um problema, gerar NOVA OS no pipeline de Manutenção

Help Desk (3 estágios):

  1. Trocar para pipeline Help Desk
  2. Observar: só tem 3 estágios — Chamado Recebido, Em Atendimento, Resolvido
  3. Quando usar: Cliente ligou com dúvida e você resolveu por telefone ou e-mail. Sem campo, sem autorizada, sem RAS.
  4. SLA: < 4 horas úteis
  5. Dica: Se não conseguir resolver remotamente, converter para OS de Manutenção

Como decidir qual pipeline usar (árvore de decisão):

Cliente comprou equipamento novo?    → SIM → INSTALACAO
                                     → NÃO
Cliente reporta defeito/problema?    → SIM → MANUTENCAO
                                     → NÃO
Precisa inspeção/laudo técnico?      → SIM → VISTORIA
                                     → NÃO
Dúvida resolvida por tel/e-mail?     → SIM → HELP DESK
                                     → NÃO
Cliente quer comprar peça/acessório? → SIM → VENDAS AT (Deal)

Bloco 4.5 (15min): Vendas AT — venda de peças

Vendas AT (6 estágios — pipeline de Negócios/Deal):

  1. Trocar para CRM > Negócios > Pipeline "8. Vendas AT (Peças)"
  2. Observar: 6 estágios — Solicitação de Peça, Cotação em Elaboração, Aguard. Aprovação Cliente, Negociação Comercial, Aprovado - BO Peças, Cancelado
  3. Quando usar: Cliente quer comprar peça, acessório ou consumível — com ou sem OS vinculada
  4. Diferença principal: Não é OS, é Negócio (Deal). Fica em outro lugar do menu.
  5. Dois cenários:
  1. Automação crítica: Ao mover para "Aprovado - BO Peças", o sistema cria automaticamente um item no BackOffice Peças (SPA AT cat 38) para a equipe de BO dar andamento (conferência, faturamento, coleta, entrega).
  2. Stage Gate próprio: Igual aos pipelines de OS, o Vendas AT tem validação de campos obrigatórios em cada transição. Se faltar algo, o sistema bloqueia e avisa.

Exercício — gestão cria um Deal de teste:

  1. Criar um Deal com título "Lâmpada LE-700 — Hospital Treinamento"
  2. Preencher Empresa, Origem (Solicitação avulsa), Tipo de Peça (Peça de reposição), N. Série, Modelo, Status Garantia
  3. Mover para Cotação em Elaboração — validar que passa (todos campos preenchidos)
  4. Tentar mover para Aprovação sem preencher Valor das Peças — validar que o sistema reverte automaticamente

Bloco 5 (10min): WhatsApp pelo Bitrix24

O que aprender aqui: Como responder WhatsApp de clientes e autorizadas pelo Bitrix24, e por que NUNCA responder pelo celular.

Pré-requisito: O Canal Aberto da AT no Bitrix24 já deve estar configurado pelo administrador antes deste bloco. Se ainda não estiver, pule este bloco e retome quando o canal estiver ativo.

Contexto para a gestão explicar:

A equipe AT tem um número de WhatsApp exclusivo: (41) 99518-0006 — diferente do comercial. Esse número é compartilhado entre vocês três através de um Canal Aberto no Bitrix24. Quando um cliente manda mensagem, todas veem. A diferença é:

Demonstração (gestão mostra na tela):

  1. Abrir o chat do Bitrix24 (ícone de mensagem no menu)
  2. Mostrar uma conversa de WhatsApp que chegou
  3. Responder pelo Bitrix24 — mostrar que a resposta vai direto pro WhatsApp do cliente
  4. Abrir o contato do cliente no CRM e mostrar que a conversa aparece na timeline

Regra principal (repetir várias vezes):

"Se você responder pelo celular, ninguém vê. Se você responder pelo Bitrix24, todo mundo vê e fica documentado. Sempre pelo Bitrix24."

Exercício rápido:


Bloco 6 (10min): Situações especiais

1. Cancelamento:

2. Reabertura:

3. Reincidência:

4. Pipeline errado:

5. OS vinculada:

6. Permissões — o que cada perfil pode:

Ação Gestão AT Executoras
Criar OS Sim Sim
Editar OS atribuídas Sim (todas) Sim (somente as suas)
Mover estágios Sim Sim
Cancelar OS Sim Sim
Reabrir OS Sim Não
Deletar OS Sim Não
Exportar dados Sim Não
Ver dashboard Sim Não
Ver todas as OS Sim Somente atribuídas

SESSÃO 2 — MÃOS NA MASSA (para executoras, 1h)

Objetivo: Cada executora cria e movimenta OS sozinha, com a gestão orientando.

Formato: Gestão projeta sua tela e orienta. Cada executora faz no próprio computador.

Regra de ouro da sessão: Errar aqui é bom. É treinamento. Melhor errar agora do que com OS real.


Exercício 1 (15min): Abrir OS de Instalação

Cenário (gestão lê em voz alta):

"O Carlos do comercial mandou e-mail pedindo instalação de 2 focos cirúrgicos LE-700 no Hospital Santa Cruz. Os focos vão para o Centro Cirúrgico 3 e 5. O contato no hospital é o Dr. Ricardo Mendes, telefone (41) 3333-4444. Os números de série são LE700-2026-0142 e LE700-2026-0143. Prazo solicitado: até 20/04."

Instruções para as executoras:

  1. Acessar o pipeline Instalacao
  2. Clicar em "+ Novo"
  3. Preencher TODOS os campos obrigatórios:
  1. Salvar
  2. Na timeline, registrar: "OS aberta conforme pedido do comercial Carlos por e-mail em XX/XX"

Gestão verifica:

Nota: São 2 focos, então são 2 OS separadas (Regra 3: um problema = uma OS). Pedir para as executoras criarem as duas.


Exercício 2 (15min): Abrir OS de Manutenção (fora de garantia)

Cenário (gestão lê em voz alta):

"A enfermeira Ana Paula da Clínica São José ligou agora. O controle remoto da mesa cirúrgica KRATUS K-3000 não está respondendo. A mesa tem 3 anos de uso, número de série KR3-2022-0088. Ela disse que o problema começou ontem durante uma cirurgia e precisaram operar a mesa manualmente. É urgente."

Instruções para as executoras:

  1. Acessar o pipeline Manutencao
  2. Criar nova OS com todos os campos
  3. Atenção especial:
  1. Mover para Triagem Técnica
  2. Preencher:
  1. Ponto crítico: Porque é fora de garantia, preencher os campos de orçamento:
  1. Na timeline: "Cliente relata urgência — mesa travou durante cirurgia. Orçamento enviado, aguardando aprovação."

Gestão verifica:


Exercício 3 (10min): Mover OS pelos estágios

Instrução:

Pegar uma das OS criadas no Exercício 1 (Instalação) e mover pelos estágios:

  1. Triagem Técnica — Preencher: Status Garantia = Em Garantia, AT Autorizada = (escolher), Valor Serviço = R$ 1.200,00
  2. Aguard. Aceite AT — Registrar na timeline: "Solicitação enviada para autorizada, contato João"
  3. Embarque/Entrega — Preencher: NF = 99999, Data Embarque = hoje, Transportadora = Jadlog
  4. Em Instalação — Preencher: Data prevista = hoje + 14 dias

Gestão verifica em cada transição:

Exercício de teste do bloqueio (importante!):

Peça para uma executora tentar mover um cartão SEM preencher os campos obrigatórios. O sistema vai bloquear e devolver o cartão com uma notificação. Isso mostra que o sistema protege o processo — não tem como "pular" etapas.

Pergunte para as executoras: "Se você fosse a gestão e olhasse o kanban agora, conseguiria entender o que está acontecendo com essa OS sem abri-la?" — O título e a posição no kanban devem dar a resposta.


Exercício 4 (10min): Situações do dia a dia

4a. Cancelar uma OS:

  1. Pegar uma das OS de teste
  2. Mover para o estágio Cancelado
  3. Preencher Motivo: "Cliente desistiu"
  4. Registrar na timeline: "Cliente desistiu da instalação por motivo financeiro"
  5. Tentar reabrir — não vai conseguir (somente a gestão pode)
  6. Gestão demonstra como reabrir

4b. OS vinculada (reincidência):

  1. Criar nova OS de Manutenção para o MESMO equipamento do Exercício 2 (mesma mesa K-3000, mesmo N.Série)
  2. Observar: O sistema deve alertar sobre a OS anterior
  3. Preencher o campo "OS Relacionada" com o número da OS anterior
  4. Na timeline: "Reincidência — mesmo defeito reportado na AT-XXXX"

4c. Pipeline errado:

  1. Criar uma OS no pipeline Help Desk (propositalmente errado — era para ser Manutenção)
  2. Perceber o erro
  3. Cancelar a OS (motivo: "Outro — pipeline incorreto")
  4. Criar nova OS no pipeline correto (Manutenção)
  5. Registrar na timeline da nova OS: "Substitui AT-XXXX (pipeline incorreto)"

Encerramento (10min)

Perguntas e respostas:

Relembrar as 7 Regras de Ouro:

# Regra
1 Se não está no sistema, não aconteceu. Registre tudo na timeline.
2 Não mova o cartão sem preencher os campos. O sistema bloqueia e avisa o que falta.
3 Um problema = uma OS. Nunca misture dois problemas na mesma OS.
4 Nunca mude uma OS de pipeline. Abriu errado? Cancele e crie outra.
5 RAS incompleto não avança. Faltou foto ou assinatura? Cobre a autorizada.
6 Encerrado é encerrado. Precisa reabrir? Fale com a gestão.
7 Quando em dúvida, pergunte. Melhor perguntar antes do que corrigir depois.

Onde encontrar ajuda:


APÓS O TREINAMENTO

Semana 1 — Transição acompanhada

Metas mínimas da primeira semana:

Rotina diária (5 minutos, toda manhã):

Erros esperados na primeira semana (e como tratar):

Erro comum Como resolver
Esquecer de preencher timeline Gestão lembra gentilmente e pede para registrar retroativamente
Mover cartão sem preencher campos O sistema já bloqueia automaticamente — basta seguir a notificação
Dúvida sobre qual pipeline usar Consultar a árvore de decisão do Guia Rápido
Medo de errar Reforçar: "Errar é normal, estamos aprendendo juntas"

Semana 2 — Revisão e ajuste

Sessão de revisão (30 minutos):

Semana 3 em diante — Operação normal


CENÁRIOS PRONTOS PARA EXERCÍCIOS

Usar estes cenários durante os exercícios. Todos os dados são fictícios mas realistas.


Cenário 1 — Instalação de Foco Cirúrgico (Garantia)

Campo Valor
Pipeline Instalacao
Empresa Hospital Santa Cruz
Contato Dr. Ricardo Mendes — (41) 3333-4444
Produto Foco Cirúrgico LE-700
Sub-Grupo Foco
N.Série LE700-2026-0142
Canal E-mail
Origem Venda Nova
Prioridade Normal
Descrição "Instalação de foco LE-700 no Centro Cirúrgico 3. Vendido em 25/03/2026 pelo comercial Carlos. Prazo solicitado: até 20/04."
Status Garantia Em Garantia
AT Autorizada TecMed Curitiba

Cenário 2 — Instalação de Mesa Cirúrgica (Garantia)

Campo Valor
Pipeline Instalacao
Empresa Hospital Universitário Evangélico
Contato Eng. Patrícia Souza — (41) 3240-5555
Produto Mesa Cirúrgica KRATUS K-5000
Sub-Grupo Mesa
N.Série KR5-2026-0031
Canal E-mail
Origem Venda Nova
Prioridade Normal
Descrição "Instalação de mesa KRATUS K-5000 no CC 2. Venda por licitação, prazo contratual de 30 dias. Contato da engenharia clínica: Patrícia."
Status Garantia Em Garantia
AT Autorizada ServiMed PR

Cenário 3 — Manutenção Fora de Garantia (Corretiva)

Campo Valor
Pipeline Manutencao
Empresa Clínica São José
Contato Enfermeira Ana Paula — (41) 3222-6666
Produto Mesa Cirúrgica KRATUS K-3000
Sub-Grupo Mesa
N.Série KR3-2022-0088
Canal Telefone
Origem Cliente
Prioridade Alta
Risco Biológico Não
Descrição "Controle remoto da mesa não responde aos comandos. Mesa travou na posição trendelenburg durante cirurgia. Equipamento com 3 anos de uso, comprado em 2022."
Natureza Corretiva
Status Garantia Fora de Garantia
Orçamento R$ 2.800,00

Cenário 4 — Manutenção em Garantia (Corretiva)

Campo Valor
Pipeline Manutencao
Empresa Hospital do Rocio
Contato Biomédico Marcos — (41) 3344-7777
Produto Serra Cirúrgica S-200
Sub-Grupo Serra
N.Série SR2-2025-0067
Canal WhatsApp
Origem Cliente
Prioridade Alta
Risco Biológico Sim
Descrição "Serra oscilante com ruído anormal e vibração excessiva. Equipamento comprado há 8 meses. Último uso: cirurgia ortopédica (contaminação biológica presente)."
Natureza Corretiva
Status Garantia Em Garantia
Nota Risco Biológico = Sim → sistema cria tarefa automática de assepsia antes do envio para autorizada

Cenário 5 — Vistoria Técnica

Campo Valor
Pipeline Vistoria
Empresa Prefeitura Municipal de Campo Largo
Contato Dra. Fernanda Lima — (41) 3291-8888
Produto Foco Cirúrgico LE-500
Sub-Grupo Foco
N.Série LE500-2021-0023
Canal E-mail
Origem Cliente
Prioridade Normal
Descrição "Vistoria técnica solicitada para emissão de laudo. Equipamento será incluído em processo de licitação para manutenção. Necessário parecer sobre estado de conservação e funcionalidade."

Cenário 6 — Help Desk (Dúvida operacional)

Campo Valor
Pipeline Help Desk
Empresa Clínica Oftalmológica ClaraVis
Contato Instrumentadora Lúcia — (41) 3355-9999
Produto Foco Cirúrgico LEV-400
Sub-Grupo Foco
N.Série LEV4-2025-0091
Canal Telefone
Origem Cliente
Prioridade Normal
Descrição "Instrumentadora ligou com dúvida sobre como ajustar a intensidade do foco. Não encontrou o manual. Orientada por telefone sobre o painel de controle. Problema resolvido em 10 minutos."
Resolução "Orientada sobre o botão de ajuste de intensidade no painel lateral. Enviado manual digital por e-mail para clinica.claravis@email.com."

Cenário 7 — Vendas AT originada de OS de Manutenção

Campo Valor
Pipeline Vendas AT (Deal)
Título do negócio Lâmpada reserva LE-700 — Hospital Santa Cruz
Empresa Hospital Santa Cruz
Contato Dr. Ricardo Mendes — (41) 3333-4444
Origem da Venda Originada de OS de Manutenção
OS de Origem AT-XXXX (referência do Cenário 4 ou outra OS de manutenção)
N. Série do Equipamento LE700-2024-0088
Modelo do Equipamento Foco Cirúrgico LE-700
Tipo de Peça Peça de reposição
Status Garantia Fora de garantia (preço cheio)
Valor das Peças R$ 1.850,00
Prazo de Entrega 10 dias úteis
Decisão do Cliente Aprovado
Tipo de Pedido Protheus Venda padrão
Número Pedido Protheus PV-55721
Observação Técnica "Lâmpada do módulo central apresentou baixa intensidade durante OS-AT-XXXX. Cliente solicitou cotação para troca preventiva."

Cenário 8 — Vendas AT solicitação avulsa

Campo Valor
Pipeline Vendas AT (Deal)
Título do negócio Baterias backup Mesa KRATUS — Hospital Universitário
Empresa Hospital Universitário Evangélico
Contato Eng. Patrícia Souza — (41) 3240-5555
Origem da Venda Solicitação avulsa do cliente
OS de Origem (vazio)
N. Série do Equipamento KR5-2023-0012
Modelo do Equipamento Mesa Cirúrgica KRATUS K-5000
Tipo de Peça Consumível
Status Garantia Fora de garantia (preço cheio)
Valor das Peças R$ 920,00
Valor do Frete R$ 180,00
Prazo de Entrega 7 dias úteis
Decisão do Cliente Em análise
Observação Técnica "Cliente solicitou por WhatsApp 2 baterias de backup. Sem OS vinculada."

Exercício pedagógico: Criar o Cenário 7 movendo até "Aprovado - BO Peças" e observar que o sistema criou automaticamente um item no BackOffice Peças (SPA AT cat 38). Verificar que o vínculo com o Deal de origem está presente e que a equipe BO já pode começar a conferência.


CHECKLIST FINAL — PRONTO PARA OPERAR?

Após as duas sessões, a gestão valida:

Item Status
Executora 1 consegue criar OS de Instalação sozinha
Executora 2 consegue criar OS de Instalação sozinha
Executora 1 consegue criar OS de Manutenção com orçamento
Executora 2 consegue criar OS de Manutenção com orçamento
Ambas sabem mover OS pelos estágios preenchendo campos
Ambas registram informações na timeline
Ambas sabem cancelar uma OS corretamente
Ambas sabem qual pipeline usar para cada situação
Ambas sabem criar um Deal no pipeline Vendas AT (Peças)
Ambas entendem que Vendas AT fica em CRM > Negócios (não em Smart Processes)
Ambas sabem que "Aprovado - BO Peças" cria automaticamente item no BackOffice
Ambas sabem onde encontrar ajuda (Guia Rápido, manual, gestão)
Guia Rapido impresso na mesa de cada executora

Se todos os itens estão marcados: A equipe está pronta para operar. Iniciar a rotina diária de 5 minutos e a meta de 3 OS reais na primeira semana.

Se algum item não está marcado: Reforçar individualmente com a executora que precisa. Não precisa de sessão formal — 15 minutos lado a lado resolvem.