Roteiro de Treinamento — Assistência Técnica no Bitrix24
Empresa: Salk Medical / Mendel Medical Instrutor(a): Gestão AT Participantes: Executoras de AT Duração total: 2 sessões (1.5h + 1h) em dias diferentes Data de criação: Abril 2026 — atualizado 2026-04-09 com pipeline Vendas AT (Peças) Material de apoio: Manual do Usuário AT, Guia Rápido (desk card)
PREPARAÇÃO DO TREINAMENTO
O que a gestão precisa fazer ANTES do dia do treinamento
Ambiente físico:
- Sala com projetor ou TV grande (para demonstrar o sistema)
- Cada participante com computador próprio com acesso a internet
- Guia Rápido impresso (1 por pessoa) — ver
GUIA_RAPIDO_AT_1PAGINA.md
No Bitrix24 (1 dia antes):
- Confirmar que as 3 pessoas estão logando corretamente (gestão + executoras)
- Confirmar que cada executora tem o perfil "Executora AT" ativo
- Criar 6 OS de teste usando os cenários da seção "Cenários Prontos" deste roteiro (não precisa preencher tudo, só criar para ter material durante o treinamento)
- Criar 1 empresa fictícia: "Hospital Treinamento" (para as executoras praticarem sem medo)
- Verificar que os 4 pipelines de OS estão visíveis: Instalacao, Manutencao, Vistoria, Help Desk
- Verificar que o pipeline Vendas AT (Peças) está visível em CRM > Negócios
- Ter pelo menos 1 OS de teste em cada pipeline e 1 Deal de teste no Vendas AT
Documentos para ter na mão:
- Este roteiro impresso (para a gestão seguir como guia)
- Manual do Usuário AT (digital, aberto no navegador)
- Guia Rápido impresso (desk card para cada participante)
Dica importante: Faça a Sessão 1 (gestão sozinha) pelo menos 1 dia antes da Sessão 2 com as executoras. Assim você domina o sistema e se sente seguro(a) para conduzir.
SESSÃO 1 — VISÃO COMPLETA (para gestão, 1.5h)
Objetivo: A gestão domina o sistema inteiro antes de treinar a equipe.
Formato: Gestão na frente do computador, acompanhando este roteiro passo a passo.
Se precisar de ajuda: Chamar o administrador do sistema para apoio.
Bloco 1 (20min): Navegação e conceitos
O que aprender aqui: Onde fica cada coisa, como se movimentar no sistema, e entender a lógica dos 4 pipelines de OS + o pipeline comercial Vendas AT.
Passo a passo:
- Acessar o Bitrix24 pelo navegador (URL da empresa)
- No menu lateral, localizar CRM > Smart Processes > Assistência Técnica
- Você verá o kanban do pipeline que estiver selecionado
- No topo, alternar entre os 4 pipelines de OS:
- Instalacao (azul) — equipamento novo vendido, precisa instalar
- Manutencao (laranja) — equipamento com defeito ou preventiva
- Vistoria (cinza azulado) — inspeção técnica, emite laudo
- Help Desk (cinza) — dúvida resolvida por telefone/e-mail
- Para o pipeline Vendas AT (Peças), o caminho é diferente:
- Menu lateral > CRM > Negócios > Selecionar "8. Vendas AT (Peças)"
- Este pipeline é de Negócio/Deal, não de OS. Serve para venda avulsa de peças, acessórios e consumíveis.
- Alternar entre as visões:
- Kanban (cartões em colunas) — visão principal do dia a dia
- Lista — bom para filtrar e buscar OS específicas
- Calendário — útil para ver prazos
Exercício — gestão navega:
- Abrir cada um dos 4 pipelines e contar quantas OS de teste existem
- Voltar para Instalacao e trocar de Kanban para Lista e depois para Kanban de novo
- Clicar em uma OS de teste e ver como ela abre (ficha da OS)
Conceitos para fixar:
- Pipeline de OS = tipo de atendimento técnico (Instalacao, Manutencao, Vistoria, Help Desk) — usa SPA AT
- Pipeline Vendas AT = venda avulsa de peças/acessórios — usa Deal (CRM Negócios)
- Estágio = coluna do kanban (cada pipeline tem seus próprios estágios)
- Cartão = uma OS individual (ou um Negócio, no caso do Vendas AT)
- Timeline = histórico de tudo que aconteceu naquele cartão (mensagens, movimentações, arquivos)
Bloco 2 (30min): Ciclo completo de uma OS de Instalação
O que aprender aqui: Como funciona a OS mais comum (~70% do volume) do início ao fim, passando por todos os 8 estágios.
Cenário: Use o Cenário 1 da seção de cenários prontos deste roteiro.
Passo a passo — criar e percorrer todos os 8 estágios:
ESTÁGIO 1 — ABERTURA OS
- No pipeline Instalacao, clicar em "+ Novo" (ou botão equivalente)
- Preencher os campos obrigatórios:
- Empresa: Hospital Santa Cruz
- Contato no Cliente: Dr. Ricardo Mendes
- Produto: Foco Cirúrgico LE-700 (selecionar do catálogo)
- N.Série: LE700-2026-0142
- Canal de Entrada: E-mail
- Origem: Venda Nova
- Prioridade: Normal
- Descrição: "Instalação de 2 focos LE-700 vendidos em 25/03/2026. CC 3 e CC 5. Prazo solicitado: até 20/04."
- Salvar a OS
- Observe: O número da OS foi gerado automaticamente (AT-XXXX)
- Na timeline, registrar: "OS aberta conforme pedido do comercial Carlos (e-mail de 01/04)"
ESTÁGIO 2 — TRIAGEM TÉCNICA
- Arrastar o cartão para "Triagem Técnica"
- Observe: Se esqueceu algum campo obrigatório da Abertura, o sistema bloqueia a movimentação e avisa exatamente o que falta. Basta preencher e tentar de novo.
- Preencher:
- Status Garantia: Em Garantia (produto novo)
- AT Autorizada: (selecionar da lista — ex: TecMed Curitiba)
- Valor Serviço: R$ 1.200,00 (conforme NA-005)
- Observe: O sistema pode sugerir AT Autorizada por região automaticamente
ESTÁGIO 3 — AGUARDANDO ACEITE AT AUTORIZADA
- Arrastar para "Aguard. Aceite AT Autoriz."
- Observe: O sistema envia e-mail automático para a autorizada
- Na timeline, registrar: "Aguardando aceite da TecMed. Contato: João (41) 99999-0001"
ESTÁGIO 4 — EMBARQUE / ENTREGA
- Arrastar para "Embarque/Entrega"
- Preencher:
- N. NF: 45678
- Data Embarque: (data de hoje)
- Transportadora: Jadlog
- Observe: O sistema envia comunicado de embarque ao cliente
ESTÁGIO 5 — EM INSTALAÇÃO
- Arrastar para "Em Instalação"
- Preencher:
- Data prevista: (hoje + 14 dias, porque é foco — SLA de 14 dias)
- Na timeline: "Autorizada confirmou início para dia XX/XX"
- Observe: O SLA começa a contar aqui
ESTÁGIO 6 — RAS RECEBIDO
- Arrastar para "RAS Recebido"
- Preencher:
- RAS: (fazer upload de um PDF de teste)
- Serviços Realizados: Instalação completa + calibração
- Treinamento Realizado: Sim
- Equipamento Liberado p/ Uso: Sim
- Ponto importante: Confira se o RAS está completo. Se faltar foto ou assinatura, NÃO avance. Cobre a autorizada.
ESTÁGIO 7 — PROCESSO FINANCEIRO
- Arrastar para "Processo Financeiro"
- Preencher:
- N. Solicitação Compra: SC-12345
- N. Pedido Compra: PC-6789
- Na timeline: "SC gerada no Protheus. Aguardando PC."
ESTÁGIO 8 — ENCERRADO
- Arrastar para "Encerrado"
- Preencher campos de fechamento:
- Causa Raiz: Instalação de rotina (N/A para instalação nova)
- Severidade: Baixa
- Nota do Serviço: 5 (excelente)
- Resolveu na 1a Visita: Sim
- Observe: O sistema dispara pesquisa NPS automática para o cliente
Tempo de cada estágio no mundo real (para referência):
| Estágio | Tempo esperado |
|---|---|
| Abertura | < 4 horas úteis |
| Triagem | < 2 dias úteis |
| Aceite AT | < 3 dias úteis |
| Embarque | Variável |
| Em Instalação | 7-21 dias (depende do equipamento) |
| RAS Recebido | < 3 dias úteis |
| Financeiro | < 15 dias úteis |
| Encerrado | Final |
Bloco 3 (20min): Manutenção — diferenças
O que aprender aqui: O pipeline de Manutenção é parecido com Instalação, mas tem 3 diferenças fundamentais: decisão de garantia, fluxo de orçamento, e campos de diagnóstico.
Exercício — criar OS de manutenção fora de garantia:
Usar o Cenário 3 da seção de cenários prontos.
Passo a passo:
- Trocar para o pipeline Manutencao
- Criar nova OS:
- Empresa: Clínica São José
- Contato: Enfermeira Ana Paula
- Produto: Mesa Cirúrgica KRATUS K-3000
- N.Série: KR3-2022-0088
- Canal de Entrada: Telefone
- Descrição: "Controle remoto da mesa não responde. Equipamento com 3 anos de uso."
- Prioridade: Alta
- Risco Biológico: Não
- Mover para Triagem Técnica e preencher:
- Natureza: Corretiva
- Status Garantia: Fora de Garantia (3 anos > garantia padrão)
- AT Autorizada: TecMed Curitiba
- Aqui é a diferença! Como é fora de garantia, precisa gerar orçamento ANTES de prosseguir:
- Orçamento Enviado: Sim
- Valor Orçamento: R$ 2.800,00
- Decisão do Cliente: (aguardar)
- Simular cenário "Cliente aprovou":
- Decisão do Cliente: Aprovado
- Mover para "Aguard. Aceite AT Autoriz."
- Continuar até "Em Execução" (não precisa ir até o final, o conceito é o mesmo)
Pontos para fixar:
- Manutenção NÃO tem estágio de Embarque/Entrega (equipamento já está no cliente)
- Fora de garantia = orçamento obrigatório na Triagem
- Cliente pode recusar o orçamento → cancelar a OS
- Campos de Sintomas e Peças Substituídas são mais importantes aqui
Bloco 4 (10min): Vistoria e Help Desk
Vistoria Técnica (4 estágios):
- Trocar para pipeline Vistoria
- Observar: só tem 4 estágios — Abertura, Em Vistoria, Laudo Emitido, Encerrado
- Quando usar: Precisa inspecionar um equipamento (ex: antes de uma licitação, após dano, verificação de rotina)
- Diferença principal: O entregável é um laudo técnico, não um RAS. Não tem processo financeiro.
- Dica: Se a vistoria descobrir um problema, gerar NOVA OS no pipeline de Manutenção
Help Desk (3 estágios):
- Trocar para pipeline Help Desk
- Observar: só tem 3 estágios — Chamado Recebido, Em Atendimento, Resolvido
- Quando usar: Cliente ligou com dúvida e você resolveu por telefone ou e-mail. Sem campo, sem autorizada, sem RAS.
- SLA: < 4 horas úteis
- Dica: Se não conseguir resolver remotamente, converter para OS de Manutenção
Como decidir qual pipeline usar (árvore de decisão):
Cliente comprou equipamento novo? → SIM → INSTALACAO
→ NÃO
Cliente reporta defeito/problema? → SIM → MANUTENCAO
→ NÃO
Precisa inspeção/laudo técnico? → SIM → VISTORIA
→ NÃO
Dúvida resolvida por tel/e-mail? → SIM → HELP DESK
→ NÃO
Cliente quer comprar peça/acessório? → SIM → VENDAS AT (Deal)Bloco 4.5 (15min): Vendas AT — venda de peças
Vendas AT (6 estágios — pipeline de Negócios/Deal):
- Trocar para CRM > Negócios > Pipeline "8. Vendas AT (Peças)"
- Observar: 6 estágios — Solicitação de Peça, Cotação em Elaboração, Aguard. Aprovação Cliente, Negociação Comercial, Aprovado - BO Peças, Cancelado
- Quando usar: Cliente quer comprar peça, acessório ou consumível — com ou sem OS vinculada
- Diferença principal: Não é OS, é Negócio (Deal). Fica em outro lugar do menu.
- Dois cenários:
- Peça identificada em OS de Manutenção → criar Deal vinculando a OS no campo "OS de Origem"
- Solicitação avulsa do cliente → criar Deal direto, origem "Solicitação avulsa do cliente"
- Automação crítica: Ao mover para "Aprovado - BO Peças", o sistema cria automaticamente um item no BackOffice Peças (SPA AT cat 38) para a equipe de BO dar andamento (conferência, faturamento, coleta, entrega).
- Stage Gate próprio: Igual aos pipelines de OS, o Vendas AT tem validação de campos obrigatórios em cada transição. Se faltar algo, o sistema bloqueia e avisa.
Exercício — gestão cria um Deal de teste:
- Criar um Deal com título "Lâmpada LE-700 — Hospital Treinamento"
- Preencher Empresa, Origem (Solicitação avulsa), Tipo de Peça (Peça de reposição), N. Série, Modelo, Status Garantia
- Mover para Cotação em Elaboração — validar que passa (todos campos preenchidos)
- Tentar mover para Aprovação sem preencher Valor das Peças — validar que o sistema reverte automaticamente
Bloco 5 (10min): WhatsApp pelo Bitrix24
O que aprender aqui: Como responder WhatsApp de clientes e autorizadas pelo Bitrix24, e por que NUNCA responder pelo celular.
Pré-requisito: O Canal Aberto da AT no Bitrix24 já deve estar configurado pelo administrador antes deste bloco. Se ainda não estiver, pule este bloco e retome quando o canal estiver ativo.
Contexto para a gestão explicar:
A equipe AT tem um número de WhatsApp exclusivo: (41) 99518-0006 — diferente do comercial. Esse número é compartilhado entre vocês três através de um Canal Aberto no Bitrix24. Quando um cliente manda mensagem, todas veem. A diferença é:
- Gestão acompanha as conversas (monitoramento), mas as executoras respondem
- Executoras respondem os clientes e autorizadas das OS que são responsáveis
- Tudo fica registrado — o Bitrix24 identifica quem da equipe enviou cada mensagem
Demonstração (gestão mostra na tela):
- Abrir o chat do Bitrix24 (ícone de mensagem no menu)
- Mostrar uma conversa de WhatsApp que chegou
- Responder pelo Bitrix24 — mostrar que a resposta vai direto pro WhatsApp do cliente
- Abrir o contato do cliente no CRM e mostrar que a conversa aparece na timeline
Regra principal (repetir várias vezes):
"Se você responder pelo celular, ninguém vê. Se você responder pelo Bitrix24, todo mundo vê e fica documentado. Sempre pelo Bitrix24."
Exercício rápido:
- Gestão manda uma mensagem de teste pelo WhatsApp
- Executoras respondem pelo Bitrix24 (não pelo celular)
- Verificam juntas: o nome de quem respondeu aparece na conversa
Bloco 6 (10min): Situações especiais
1. Cancelamento:
- Pode cancelar de qualquer estágio
- Campo obrigatório: Motivo (Improcedente, Duplicado, Cliente recusou, Desistiu, Equipamento descartado, Outro)
- Somente a gestão pode reabrir uma OS cancelada
2. Reabertura:
- Uma OS encerrada ou cancelada só pode ser reaberta pela gestão
- Motivo deve ser registrado na timeline
3. Reincidência:
- Mesmo equipamento (N.Série) abrindo nova OS em menos de 6 meses
- O sistema alerta automaticamente: "Atenção: equipamento NS XXXX teve OS anterior (AT-YYYY)"
- Registrar como OS vinculada (campo "OS Relacionada")
4. Pipeline errado:
- Abriu Manutenção quando era Instalação? NÃO tente adaptar.
- Cancelar a OS (motivo: "Duplicado" ou "Outro — pipeline incorreto")
- Criar nova OS no pipeline correto
- Registrar na timeline da nova OS: "Substitui AT-XXXX que foi aberta no pipeline errado"
5. OS vinculada:
- Uma OS pode referenciar outra (campo "OS Relacionada")
- Usar quando: reincidência, serviço encadeado, vistoria que gera manutenção
6. Permissões — o que cada perfil pode:
| Ação | Gestão AT | Executoras |
|---|---|---|
| Criar OS | Sim | Sim |
| Editar OS atribuídas | Sim (todas) | Sim (somente as suas) |
| Mover estágios | Sim | Sim |
| Cancelar OS | Sim | Sim |
| Reabrir OS | Sim | Não |
| Deletar OS | Sim | Não |
| Exportar dados | Sim | Não |
| Ver dashboard | Sim | Não |
| Ver todas as OS | Sim | Somente atribuídas |
SESSÃO 2 — MÃOS NA MASSA (para executoras, 1h)
Objetivo: Cada executora cria e movimenta OS sozinha, com a gestão orientando.
Formato: Gestão projeta sua tela e orienta. Cada executora faz no próprio computador.
Regra de ouro da sessão: Errar aqui é bom. É treinamento. Melhor errar agora do que com OS real.
Exercício 1 (15min): Abrir OS de Instalação
Cenário (gestão lê em voz alta):
"O Carlos do comercial mandou e-mail pedindo instalação de 2 focos cirúrgicos LE-700 no Hospital Santa Cruz. Os focos vão para o Centro Cirúrgico 3 e 5. O contato no hospital é o Dr. Ricardo Mendes, telefone (41) 3333-4444. Os números de série são LE700-2026-0142 e LE700-2026-0143. Prazo solicitado: até 20/04."
Instruções para as executoras:
- Acessar o pipeline Instalacao
- Clicar em "+ Novo"
- Preencher TODOS os campos obrigatórios:
- Empresa: Hospital Santa Cruz
- Contato no Cliente: Dr. Ricardo Mendes
- Produto: Foco Cirúrgico LE-700
- N.Série: LE700-2026-0142
- Canal de Entrada: E-mail
- Origem: Venda Nova
- Prioridade: Normal
- Descrição: (escrever com as próprias palavras o que o comercial pediu)
- Salvar
- Na timeline, registrar: "OS aberta conforme pedido do comercial Carlos por e-mail em XX/XX"
Gestão verifica:
- Todos os campos obrigatórios preenchidos?
- A descrição está clara o suficiente para outra pessoa entender?
- A timeline tem o registro da abertura?
- O pipeline correto foi usado (Instalação)?
Nota: São 2 focos, então são 2 OS separadas (Regra 3: um problema = uma OS). Pedir para as executoras criarem as duas.
Exercício 2 (15min): Abrir OS de Manutenção (fora de garantia)
Cenário (gestão lê em voz alta):
"A enfermeira Ana Paula da Clínica São José ligou agora. O controle remoto da mesa cirúrgica KRATUS K-3000 não está respondendo. A mesa tem 3 anos de uso, número de série KR3-2022-0088. Ela disse que o problema começou ontem durante uma cirurgia e precisaram operar a mesa manualmente. É urgente."
Instruções para as executoras:
- Acessar o pipeline Manutencao
- Criar nova OS com todos os campos
- Atenção especial:
- Prioridade: Alta (problema em equipamento crítico durante cirurgia)
- Risco Biológico: Não (equipamento não está contaminado)
- Mover para Triagem Técnica
- Preencher:
- Natureza: Corretiva
- Status Garantia: Fora de Garantia
- AT Autorizada: (selecionar da lista)
- Ponto crítico: Porque é fora de garantia, preencher os campos de orçamento:
- Orçamento Enviado: Sim
- Valor Orçamento: R$ 2.800,00
- Decisão do Cliente: Aguardando
- Na timeline: "Cliente relata urgência — mesa travou durante cirurgia. Orçamento enviado, aguardando aprovação."
Gestão verifica:
- Pipeline correto (Manutenção, não Instalação)?
- Prioridade condiz com a urgência?
- Status de garantia correto (Fora)?
- Campos de orçamento preenchidos?
- Timeline registra o contexto de urgência?
Exercício 3 (10min): Mover OS pelos estágios
Instrução:
Pegar uma das OS criadas no Exercício 1 (Instalação) e mover pelos estágios:
- Triagem Técnica — Preencher: Status Garantia = Em Garantia, AT Autorizada = (escolher), Valor Serviço = R$ 1.200,00
- Aguard. Aceite AT — Registrar na timeline: "Solicitação enviada para autorizada, contato João"
- Embarque/Entrega — Preencher: NF = 99999, Data Embarque = hoje, Transportadora = Jadlog
- Em Instalação — Preencher: Data prevista = hoje + 14 dias
Gestão verifica em cada transição:
- O sistema bloqueou a movimentação? Se sim, leia a notificação — ela diz exatamente o que falta
- Campos do estágio preenchidos ANTES de mover?
- Timeline atualizada em cada movimentação?
- O cartão aparece na coluna correta do kanban?
Exercício de teste do bloqueio (importante!):
Peça para uma executora tentar mover um cartão SEM preencher os campos obrigatórios. O sistema vai bloquear e devolver o cartão com uma notificação. Isso mostra que o sistema protege o processo — não tem como "pular" etapas.
Pergunte para as executoras: "Se você fosse a gestão e olhasse o kanban agora, conseguiria entender o que está acontecendo com essa OS sem abri-la?" — O título e a posição no kanban devem dar a resposta.
Exercício 4 (10min): Situações do dia a dia
4a. Cancelar uma OS:
- Pegar uma das OS de teste
- Mover para o estágio Cancelado
- Preencher Motivo: "Cliente desistiu"
- Registrar na timeline: "Cliente desistiu da instalação por motivo financeiro"
- Tentar reabrir — não vai conseguir (somente a gestão pode)
- Gestão demonstra como reabrir
4b. OS vinculada (reincidência):
- Criar nova OS de Manutenção para o MESMO equipamento do Exercício 2 (mesma mesa K-3000, mesmo N.Série)
- Observar: O sistema deve alertar sobre a OS anterior
- Preencher o campo "OS Relacionada" com o número da OS anterior
- Na timeline: "Reincidência — mesmo defeito reportado na AT-XXXX"
4c. Pipeline errado:
- Criar uma OS no pipeline Help Desk (propositalmente errado — era para ser Manutenção)
- Perceber o erro
- Cancelar a OS (motivo: "Outro — pipeline incorreto")
- Criar nova OS no pipeline correto (Manutenção)
- Registrar na timeline da nova OS: "Substitui AT-XXXX (pipeline incorreto)"
Encerramento (10min)
Perguntas e respostas:
- Abrir espaço para dúvidas. As perguntas mais comuns são:
- "E se eu preencher errado?" — Pode editar enquanto a OS não estiver encerrada
- "E se a autorizada demorar?" — O sistema alerta após 3 dias, mas você pode cobrar antes
- "Preciso registrar tudo na timeline?" — SIM. Se não está no sistema, não aconteceu
Relembrar as 7 Regras de Ouro:
| # | Regra |
|---|---|
| 1 | Se não está no sistema, não aconteceu. Registre tudo na timeline. |
| 2 | Não mova o cartão sem preencher os campos. O sistema bloqueia e avisa o que falta. |
| 3 | Um problema = uma OS. Nunca misture dois problemas na mesma OS. |
| 4 | Nunca mude uma OS de pipeline. Abriu errado? Cancele e crie outra. |
| 5 | RAS incompleto não avança. Faltou foto ou assinatura? Cobre a autorizada. |
| 6 | Encerrado é encerrado. Precisa reabrir? Fale com a gestão. |
| 7 | Quando em dúvida, pergunte. Melhor perguntar antes do que corrigir depois. |
Onde encontrar ajuda:
- Guia Rápido (desk card impresso na mesa) — para consulta rápida do dia a dia
- Manual do Usuário (digital) — para dúvidas mais detalhadas
- Gestão AT — para situações que não estão no manual
- Administrador do sistema — para problemas técnicos (login, erro, campo sumiu)
APÓS O TREINAMENTO
Semana 1 — Transição acompanhada
Metas mínimas da primeira semana:
- Cada executora registra pelo menos 3 OS reais no sistema
- Gestão revisa cada OS criada e dá feedback direto (não por e-mail, presencialmente)
- Nenhuma OS nova abre fora do Bitrix24 (tolerância zero já na primeira semana)
Rotina diária (5 minutos, toda manhã):
- Gestão abre o kanban do pipeline Instalação no projetor (ou compartilha tela)
- Equipe percorre rapidamente: "O que está parado? Alguém precisa de ajuda?"
- Isso cria o hábito de olhar o sistema como primeira ação do dia
Erros esperados na primeira semana (e como tratar):
| Erro comum | Como resolver |
|---|---|
| Esquecer de preencher timeline | Gestão lembra gentilmente e pede para registrar retroativamente |
| Mover cartão sem preencher campos | O sistema já bloqueia automaticamente — basta seguir a notificação |
| Dúvida sobre qual pipeline usar | Consultar a árvore de decisão do Guia Rápido |
| Medo de errar | Reforçar: "Errar é normal, estamos aprendendo juntas" |
Semana 2 — Revisão e ajuste
Sessão de revisão (30 minutos):
- Gestão agenda 30 minutos com a equipe
- Revisar juntas: "O que está funcionando? O que está confuso?"
- Pegar 2-3 OS reais e analisar: campos preenchidos corretamente? Timeline adequada?
- Anotar ajustes necessários (campo que não faz sentido, etapa confusa, etc.)
- Repassar as 7 Regras de Ouro se necessário
Semana 3 em diante — Operação normal
- Reunião diária de 5min continua (vira hábito permanente)
- Revisão semanal só quando necessário (se aparecer dúvida nova)
- Gestão monitora o dashboard para identificar gargalos
- Quando surgirem situações novas, registrar como "caso" para compartilhar com a equipe
CENÁRIOS PRONTOS PARA EXERCÍCIOS
Usar estes cenários durante os exercícios. Todos os dados são fictícios mas realistas.
Cenário 1 — Instalação de Foco Cirúrgico (Garantia)
| Campo | Valor |
|---|---|
| Pipeline | Instalacao |
| Empresa | Hospital Santa Cruz |
| Contato | Dr. Ricardo Mendes — (41) 3333-4444 |
| Produto | Foco Cirúrgico LE-700 |
| Sub-Grupo | Foco |
| N.Série | LE700-2026-0142 |
| Canal | |
| Origem | Venda Nova |
| Prioridade | Normal |
| Descrição | "Instalação de foco LE-700 no Centro Cirúrgico 3. Vendido em 25/03/2026 pelo comercial Carlos. Prazo solicitado: até 20/04." |
| Status Garantia | Em Garantia |
| AT Autorizada | TecMed Curitiba |
Cenário 2 — Instalação de Mesa Cirúrgica (Garantia)
| Campo | Valor |
|---|---|
| Pipeline | Instalacao |
| Empresa | Hospital Universitário Evangélico |
| Contato | Eng. Patrícia Souza — (41) 3240-5555 |
| Produto | Mesa Cirúrgica KRATUS K-5000 |
| Sub-Grupo | Mesa |
| N.Série | KR5-2026-0031 |
| Canal | |
| Origem | Venda Nova |
| Prioridade | Normal |
| Descrição | "Instalação de mesa KRATUS K-5000 no CC 2. Venda por licitação, prazo contratual de 30 dias. Contato da engenharia clínica: Patrícia." |
| Status Garantia | Em Garantia |
| AT Autorizada | ServiMed PR |
Cenário 3 — Manutenção Fora de Garantia (Corretiva)
| Campo | Valor |
|---|---|
| Pipeline | Manutencao |
| Empresa | Clínica São José |
| Contato | Enfermeira Ana Paula — (41) 3222-6666 |
| Produto | Mesa Cirúrgica KRATUS K-3000 |
| Sub-Grupo | Mesa |
| N.Série | KR3-2022-0088 |
| Canal | Telefone |
| Origem | Cliente |
| Prioridade | Alta |
| Risco Biológico | Não |
| Descrição | "Controle remoto da mesa não responde aos comandos. Mesa travou na posição trendelenburg durante cirurgia. Equipamento com 3 anos de uso, comprado em 2022." |
| Natureza | Corretiva |
| Status Garantia | Fora de Garantia |
| Orçamento | R$ 2.800,00 |
Cenário 4 — Manutenção em Garantia (Corretiva)
| Campo | Valor |
|---|---|
| Pipeline | Manutencao |
| Empresa | Hospital do Rocio |
| Contato | Biomédico Marcos — (41) 3344-7777 |
| Produto | Serra Cirúrgica S-200 |
| Sub-Grupo | Serra |
| N.Série | SR2-2025-0067 |
| Canal | |
| Origem | Cliente |
| Prioridade | Alta |
| Risco Biológico | Sim |
| Descrição | "Serra oscilante com ruído anormal e vibração excessiva. Equipamento comprado há 8 meses. Último uso: cirurgia ortopédica (contaminação biológica presente)." |
| Natureza | Corretiva |
| Status Garantia | Em Garantia |
| Nota | Risco Biológico = Sim → sistema cria tarefa automática de assepsia antes do envio para autorizada |
Cenário 5 — Vistoria Técnica
| Campo | Valor |
|---|---|
| Pipeline | Vistoria |
| Empresa | Prefeitura Municipal de Campo Largo |
| Contato | Dra. Fernanda Lima — (41) 3291-8888 |
| Produto | Foco Cirúrgico LE-500 |
| Sub-Grupo | Foco |
| N.Série | LE500-2021-0023 |
| Canal | |
| Origem | Cliente |
| Prioridade | Normal |
| Descrição | "Vistoria técnica solicitada para emissão de laudo. Equipamento será incluído em processo de licitação para manutenção. Necessário parecer sobre estado de conservação e funcionalidade." |
Cenário 6 — Help Desk (Dúvida operacional)
| Campo | Valor |
|---|---|
| Pipeline | Help Desk |
| Empresa | Clínica Oftalmológica ClaraVis |
| Contato | Instrumentadora Lúcia — (41) 3355-9999 |
| Produto | Foco Cirúrgico LEV-400 |
| Sub-Grupo | Foco |
| N.Série | LEV4-2025-0091 |
| Canal | Telefone |
| Origem | Cliente |
| Prioridade | Normal |
| Descrição | "Instrumentadora ligou com dúvida sobre como ajustar a intensidade do foco. Não encontrou o manual. Orientada por telefone sobre o painel de controle. Problema resolvido em 10 minutos." |
| Resolução | "Orientada sobre o botão de ajuste de intensidade no painel lateral. Enviado manual digital por e-mail para clinica.claravis@email.com." |
Cenário 7 — Vendas AT originada de OS de Manutenção
| Campo | Valor |
|---|---|
| Pipeline | Vendas AT (Deal) |
| Título do negócio | Lâmpada reserva LE-700 — Hospital Santa Cruz |
| Empresa | Hospital Santa Cruz |
| Contato | Dr. Ricardo Mendes — (41) 3333-4444 |
| Origem da Venda | Originada de OS de Manutenção |
| OS de Origem | AT-XXXX (referência do Cenário 4 ou outra OS de manutenção) |
| N. Série do Equipamento | LE700-2024-0088 |
| Modelo do Equipamento | Foco Cirúrgico LE-700 |
| Tipo de Peça | Peça de reposição |
| Status Garantia | Fora de garantia (preço cheio) |
| Valor das Peças | R$ 1.850,00 |
| Prazo de Entrega | 10 dias úteis |
| Decisão do Cliente | Aprovado |
| Tipo de Pedido Protheus | Venda padrão |
| Número Pedido Protheus | PV-55721 |
| Observação Técnica | "Lâmpada do módulo central apresentou baixa intensidade durante OS-AT-XXXX. Cliente solicitou cotação para troca preventiva." |
Cenário 8 — Vendas AT solicitação avulsa
| Campo | Valor |
|---|---|
| Pipeline | Vendas AT (Deal) |
| Título do negócio | Baterias backup Mesa KRATUS — Hospital Universitário |
| Empresa | Hospital Universitário Evangélico |
| Contato | Eng. Patrícia Souza — (41) 3240-5555 |
| Origem da Venda | Solicitação avulsa do cliente |
| OS de Origem | (vazio) |
| N. Série do Equipamento | KR5-2023-0012 |
| Modelo do Equipamento | Mesa Cirúrgica KRATUS K-5000 |
| Tipo de Peça | Consumível |
| Status Garantia | Fora de garantia (preço cheio) |
| Valor das Peças | R$ 920,00 |
| Valor do Frete | R$ 180,00 |
| Prazo de Entrega | 7 dias úteis |
| Decisão do Cliente | Em análise |
| Observação Técnica | "Cliente solicitou por WhatsApp 2 baterias de backup. Sem OS vinculada." |
Exercício pedagógico: Criar o Cenário 7 movendo até "Aprovado - BO Peças" e observar que o sistema criou automaticamente um item no BackOffice Peças (SPA AT cat 38). Verificar que o vínculo com o Deal de origem está presente e que a equipe BO já pode começar a conferência.
CHECKLIST FINAL — PRONTO PARA OPERAR?
Após as duas sessões, a gestão valida:
| Item | Status |
|---|---|
| Executora 1 consegue criar OS de Instalação sozinha | |
| Executora 2 consegue criar OS de Instalação sozinha | |
| Executora 1 consegue criar OS de Manutenção com orçamento | |
| Executora 2 consegue criar OS de Manutenção com orçamento | |
| Ambas sabem mover OS pelos estágios preenchendo campos | |
| Ambas registram informações na timeline | |
| Ambas sabem cancelar uma OS corretamente | |
| Ambas sabem qual pipeline usar para cada situação | |
| Ambas sabem criar um Deal no pipeline Vendas AT (Peças) | |
| Ambas entendem que Vendas AT fica em CRM > Negócios (não em Smart Processes) | |
| Ambas sabem que "Aprovado - BO Peças" cria automaticamente item no BackOffice | |
| Ambas sabem onde encontrar ajuda (Guia Rápido, manual, gestão) | |
| Guia Rapido impresso na mesa de cada executora |
Se todos os itens estão marcados: A equipe está pronta para operar. Iniciar a rotina diária de 5 minutos e a meta de 3 OS reais na primeira semana.
Se algum item não está marcado: Reforçar individualmente com a executora que precisa. Não precisa de sessão formal — 15 minutos lado a lado resolvem.